נשאלת השאלה, האם המבקר הפנימי מחויב להעביר טיוטת דו"ח ביקורת לתגובה / התייחסות של גורם חיצוני לארגון?
לדוגמא:
ערך המבקר הפנימי בדיקת התקשרות עם ספק שירותים חיצוני לארגון, ונמצאו הערות ביקורת אודות הליך ההתקשרות, עבודת הספק, תשלומים לספק וכדומה.
האם על המבקר להעביר את טיוטת הדו"ח לספק על מנת לקבל את התייחסותו להערות הביקורת?
חוק הביקורת הפנימית התשנ"ב 1992:
סעיף 6 בחוק הביקורת הפנימית קובע: "מבקר פנימי יגיש לממונה… דין וחשבון על ממצאים".
סעיף 9 קובע: "חייב המבקר הפנימי לשמור בסוד כל מסמך ומידע שהגיעו אליו עקב מילוי תפקידו…"
הנחיה מקצועית מס' 1 (יולי 2002) של לשכת המבקרים הפנימיים:
- סעיף 2.5 להנחיה המקצועית "טיוטת הדו"ח ותגובות לה" קובע:
"טרם הגשת דו"ח הביקורת הסופי, יקבל המבקר את תגובת הדרגים המתאימים בארגון לממצאים ולמסקנות, ובהתאם לצורך אף לגבי המלצות אשר נכללו בדו"ח. בכך ניתנת האפשרות לגורמים המבוקרים ולדרגים הממונים להציג הערות והשגות…"
- סעיף 3 להנחיה המקצועית "תפוצת דו"ח הביקורת וסיווגו" קובע:
- "ככלל, דו"ח הביקורת הסופי יוגש בו-זמנית אל הגורמים המבוקרים והדרגים הממונים עליהם, וכמו כן אל יו"ר הדירקטוריון וליו"ר ועדת הביקורת".
- "המבקר הפנימי, בכפוף לנהלי הארגון ועל פי שיקול דעתו, יכול להגיש את דו"ח הביקורת הסופי או חלקים מסוימים מתוכו לבעלי תפקידים נוספים בארגון, אם לדעתו עשוי הדבר לתרום לביצוע פעולות תיקון במישרין או בעקיפין, או להביא לשיפור תהליכים".
הנחיה מקצועית מס' 16 של איגוד מבקרי הרשויות המקומיות:
"הכלל הוא, שמבקר הרשות אינו רשאי להציג טיוטת דו"ח ביקורת בפני מי שאינו כפוף לסמכות הביקורת שלו. אולם במידה וכלולים בדו"ח הביקורת ממצאים על מי שאינו כפוף לסמכות הביקורת של מבקר הרשות ואין חשש לביצוע עבירה כלפי הרשות המקומית, או של הרשות המקומית או מי מעובדיה, אין מניעה, על פי דין, שאותו חלק בדו"ח הביקורת המתייחס למי שאינו כפוף לביקורת, יוצג בפניו לקבלת הערותיו.
ההחלטה אם להציג הממצאים או לא, תלויה בנסיבות אותם נושאים שנבדקו על ידי המבקר, ועל פי שיקול דעתו מה ישרת טוב יותר את מטרות הביקורת.
בין השיקולים שישקול המבקר אם להציג את ממצאי הביקורת לעיון הגורם החיצוני, עליו לזכור כי מי שאינו כפוף לסמכות הביקורת של מבקר הרשות אינו מחויב להשיב לשאלותיו, אינו חייב להציג לפניו מסמכים, ואינו מחויב למתן גישה ישירה למידע הממוחשב שלו.
במידה וממצאי הביקורת מתייחסים למי שמבקש להשתתף במכרז שפורסם על ידי הרשות המקומית, ולדעת המבקר יש בממצאים אלו כדי לפסול אותו מלהשתתף במכרז, על מבקר הרשות להביא את ממצאיו בפני ועדת המכרזים, קודם למועד הדיון, ולהשתתף בישיבת הוועדה באותו נושא, כדי להסביר את ממצאיו, את עמדתו והמלצותיו.
קיבלה ועדת המכרזים את עמדת המבקר והחליטה לפסול את המבקש מלהשתתף במכרז, היא חייבת להציג את ממצאי הביקורת בפניו ולקבל את תגובתו".
לסיכום:
על פי החוק, חייב המבקר הפנימי לשמור בסוד כל מסמך / מידע שהגיע אליו במסגרת גילוי תפקידו, והוא מחויב לדווח אך ורק לגורמים האחראיים בתוך הארגון.
במידה ודו"ח הביקורת כולל התייחסות לגורמים חיצוניים לארגון שאינם כפופים לסמכות הביקורת, אין מניעה חוקית להעברת הטיוטה לקבלת תגובות מאותם גורמים חיצוניים בהתאם לשיקול דעתו של המבקר הפנימי בלבד.
דגש – כוחה של הביקורת הפנימית נעוץ בעובדה שמדובר בגורם פנים-ארגוני, ושכל הליקויים, המסקנות, ההמלצות והערות הביקורת נשארים בתוך הארגון ואינם מפורסמים החוצה.
דגש נוסף – הביקורת הפנימית, כשמה כן היא, פנימית לארגון ומבצעת ביקורות אך ורק על פעולות הארגון, ולא על פעולה של גורמים חיצוניים. לפיכך, הטענה שכאילו מדובר ב"מתן זכות תגובה לגורמים מבוקרים" איננה נכונה, שכן הגורם החיצוני איננו בסמכות הביקורת ואיננו בגדר "גורם מבוקר", לפיכך לא נדרשת קבלת התייחסותו.
