- מבוא
- באגף החשב הכללי פועלת היחידה לביקורת חשבויות מתוקף חוק הביקורת הפנימית, התשנ"ב-1992.
- מטרת ההוראה – להגדיר את פעילותה, סמכויותיה ואחריותה של היחידה לביקורת חשבויות של החשב הכללי.
- ראה הגדרות הוראה זו בנספח א – הגדרות
- הנחיות לביצוע
- סמכות ואחריות
- מנהל יחידת הביקורת כפוף לחשב הכללי וממונה על ידו, והוא האחראי לעריכת הביקורת.
- החשב הכללי יהיה אחראי למנות צוות אשר ישמש כוועדת ביקורת. יושב ראש הוועדה יהיה המשנה לחשב הכללי.
- ועדת הביקורת תהיה אחראית לדון בממצאי דוחות הביקורת, מסקנותיהם והמלצותיהם, וכן לקבל החלטות לתיקון הליקויים וליישום ההמלצות אשר יחייבו את המשרדים.
- מטרות יחידת הביקורת
- יחידת הביקורת תפעל על מנת להשיג את המטרות הבאות:
- עריכת ביקורת פנימית על ביצוע תקציב המדינה ביחידות החשבות והכספים של משרדי הממשלה.
- בחינה ובדיקה של פעולות המתבצעות ביחידות הכספים של משרדי הממשלה על פי כללי המינהל התקין, הוראת החוק ונהלים רלוונטיים, וכן בהיבטים של חיסכון ויעילות בניהול הפעילות הכספית.
- ביצוע עבודות כלכליות וביצוע משימות מיוחדות שיוטלו עליה על ידי החשב הכללי.
- תכנון הביקורת
- מנהל יחידת הביקורת יגיש לחשב הכללי הצעת תכנית עבודה לשנת הכספים הבאה, בהתאם להנחיות החשב הכללי בנושא לכל סגניו.
- תכנית העבודה השנתית תתבסס על:
- תכנית העבודה של השנה השוטפת.
- ממצאים שוטפים של עבודת המחלקה.
- הנחיות החשב הכללי.
- הצעות סגני החשב הכללי.
- יחידת הביקורת תבצע ביקורת שוטפת וביקורת עומק בהתאם לנספח ב – "ביקורת עומק וביקורת שוטפת", על פי תכנית עבודה שנתית שתאושר על ידי החשב הכללי.
- יחידת הביקורת תערוך ביקורות מיוחדות על פי דרישה ספציפית של החשב הכללי, סגניו או החשבים במשרדי הממשלה.
- ביצוע עבודת הביקורת
- יחידת הביקורת תיידע את החשב הכללי ואת סגן החשב הכללי הממונה על המשרד המבוקר על כוונתה לערוך ביקורת במשרד.
- מנהל יחידת הביקורת יתאם את נושא הביקורת עם סגן החשב הכללי הממונה על המשרד המבוקר.
- מנהל יחידת הביקורת יתאם את פעילותה של יחידת הביקורת בחשבות עם חשב המשרד.
- קבלת מסמכים ומידע
- יחידת הביקורת תקבל לידה כל מסמך וכל מידע המצוי ברשות המשרד שאותו היא מבקרת, ואשר לדעתה דרוש לשם ביצוע עבודת הביקורת.
- מבקרי יחידת הביקורת יציינו בדוח הביקורת אם מסמך או מידע אשר נדרש על ידם לצורך ביצוע עבודת הביקורת לא התקבל תוך פרק זמן סביר ממועד הבקשה.
- חשב המשרד שבו נערכת הביקורת ינחה את עובדי החשבות ואת מנהלי היחידות המקצועיות הרלוונטיות לשתף פעולה עם צוות הביקורת.
- חשב המשרד שבו נערכת הביקורת יוודא כי לעובדי יחידת הביקורת יהיו תנאים פיזיים הולמים לצורך עריכת הביקורת.
- ממצאי הביקורת ולוחות הזמנים
- לפירוט לוחות הזמנים ראה נספח ג – "תרשים לוחות זמנים ממועד סיום עריכת הביקורת".
- חשב המשרד המבוקר יקבל את טיוטת הדוח של יחידת הביקורת עם סיומו.
- חשב המשרד המבוקר יגיש ליחידת הביקורת תגובה בכתב תוך 21 יום ממועד קבלת טיוטת הדוח לעיונו. התגובה תכלול התייחסות פרטנית ועניינית לממצאים שהועלו בדוח הביקורת, תוך ציון הפעולות שננקטו ושיינקטו בעתיד לתיקון הליקויים.
- חשב המשרד המבוקר ומנהל יחידת הביקורת, או נציג מטעמו, יקיימו דיון בממצאי דוח הביקורת, וזאת לאחר שהחשב יגיש את תגובתו בכתב על אודות ממצאי הדוח.
- יחידת הביקורת תצרף לדוח הביקורת הסופי את תגובת החשב המבוקר (אם נשלחה במועד), במלואה וכלשונה.
- יחידת הביקורת תגיש לחשב המשרד המבוקר דוח ביקורת סופי תוך 21 ימים ממועד הדיון בממצאי הביקורת.
- יחידת הביקורת תגיש את דוח הביקורת לחשב הכללי, למשנה לחשב הכללי ולחברי ועדת הביקורת.
- העברת דוח ביקורת לגורמים נוספים טעונה אישור בכתב מהחשב הכללי.
- ועדת הביקורת תקיים דיון בממצאי דוח הביקורת תוך פרק זמן סביר ממועד הגשתו, ובהתאם תגבש החלטות הנוגעות לממצאים ולאופן תיקון הליקויים, תוך קביעת לוחות זמנים ליישום המלצות דוח הביקורת והחלטות הוועדה.
- החלטות ועדת הביקורת יחייבו את המשרד המבוקר, למעט מקרים שבהם החשב הכללי או סגן החשב הכללי הממונה על המשרד החליט אחרת.
- יחידת הביקורת תקיים מעקב אחר יישום החלטות ועדת הביקורת, במסגרת תכנית הביקורת השנתית, תוך עדכון החשב הכללי, המשנה לחשב הכללי, סגן החשב הכללי הממונה על המשרד המבוקר והחשבונאי הראשי באגף החשב הכללי.
- יחידת הביקורת תהיה רשאית לערוך ביקורת חוזרת במשרד המבוקר, שמטרתה לבדוק את תיקון הליקויים.
- יחידת הביקורת תפעל על מנת להשיג את המטרות הבאות:
- מסמכים ישימים
- נספחים
- נספח א – הגדרות.
- נספח ב – ביקורת עומק וביקורת שוטפת.
- נספח ג – תרשים לוחות זמנים ממועד סיום עריכת הביקורת.
נספח א
הגדרות
- דוח ביקורת – דוח המופק נוכח ביצוע הביקורת, המפרט את הממצאים שעלו, את המסקנות ואת המלצות הביקורת לתיקון הליקויים.
- דוח על ממצאי הביקורת החוזרת – דוח הבוחן את אופן יישומן של ההמלצות במסגרת דוח ביקורת שנערך בשנת הכספים הקודמת, וכן מפרט את אופן הטיפול בליקויים.
- היחידה לביקורת חשבויות של החשב הכללי (להלן: "יחידת הביקורת") – יחידה בלתי תלויה שהוקמה על פי חוק הביקורת הפנימית, התשנ"ב-1992.
- ועדת ביקורת – ועדה הדנה בממצאי דוחות הביקורת, מסקנותיהם והמלצותיהם, ומקבלת החלטות אופרטיביות בהתאם להם.
נספח ב
ביקורת עומק וביקורת שוטפת
עבודת הביקורת כוללת ביקורת שוטפת וביקורת עומק, על פי תכנית העבודה, וכן ביקורת מיוחדת על פי דרישה כמפורט להלן:
ביקורות שוטפות
ביקורות שוטפות מבוצעות על פי תכנית עבודה ומורכבות מהפרקים הבאים:
- מבנה החשבות: סקירה של הפעילות במחלקות הכפופות לחשב (מחלקות השכר, התשלומים, הנהלת החשבונות, ההכנסות ועוד). במהלך הסקירה נבדקת הפרדת התפקידים בין המחלקות וכן נבחנת תקינותן של ההרשאות שניתנו לעובדים לבצע פעולות במערכת הכספית.
- הנהלת חשבונות: סקירת נושא התשלומים, הכוללת בדיקה מדגמית של הטיפול בדרישות תשלום ושל האסמכתאות המתאימות, הקפדה על אשראי ספקים ועוד. בנוסף, נבדק אופן ניהול המוטבים (רישום מוטבים, בדיקת האישורים הנדרשים מהמוטבים, מוטבים כפולים, חסימת מוטבים וכדומה), בדיקת אופן ניהול ההתחייבויות (רישום ההתחייבויות טרם ביצוע התשלום ובמועד הרכישה/ההתקשרות וכדומה) וכן נבדקות קופות הביטחון ואבטחת הטפסים הכספיים.
- התאמות בנקים: בדיקת חשבונות הבנק של המשרד (הרשאות חתימה בחשבון, מצב החשבון, הפרדה בין חשבון הוצאות להכנסות) וביצוע התאמות הבנקים.
- קופות קטנות: בדיקת ניהול הקופות הקטנות (מצב החשבון בקופה הקטנה, מהות הרכישות ששולמו מהקופה הקטנה, עמידה בהוצאה המקסימאלית המותרת לרכישה חד פעמית).
- שכר: בדיקת נושאי שכר, כגון דיווח שעות נוכחות, תשלום שעות נוספות, תשלום אש"ל, תשלום על כוננויות, קצובות נסיעה, לימודים והשתלמויות, תשלום אגרות מקצועיות, תקני רכב, לינות בבתי מלון, ביצוע זקיפוֹת הטבה ועוד.
- מכרזים: בדיקה של יישום חוק חובת המכרזים ותקנותיו לגבי התקשרויות משרדי הממשלה.
- יועצים: בדיקת אופן בחירת היועצים ותקינות התשלום להם, לרבות דיווחי שעות הייעוץ, הוצאות הנסיעה והוצאות נלוות אחרות בהתאם להנחיות החשב הכללי.
- פיקוח תקציבי: ניתוח של ביצוע התקציב ובדיקה כי השימוש בתקנה תקציבית הוא רק להוצאות התואמות את מהות התקנה. במסגרת הניתוח, מאותרות חריגות ממסגרת התקציב ונבדקת העברה של הוצאות מתקנות תקציביות אשר בהן יש תת ביצוע לתקנות בהן יש ביצוע יתר. בנוסף, נבדקת הבקרה התקציבית, ההקפדה על רישום הכנסות בתקנה התקציבית המתאימה ועוד.
- נסיעות לחו"ל: בחינת הליך האישור של נסיעות עובדים לחו"ל וקיום ועדת נסיעות משרדית. בנוסף, נבדקים הליכי רכישת כרטיסי הטיסה, תשלומי האש"ל והלינה ששולמו בגין הנסיעות לחו"ל והתאמתם לתעריפים ולכללי הזכאות שנקבעו בתקשי"ר ובהנחיות החשב הכללי.
- רכבי איגום: בדיקת האישורים לשימוש בכלי רכב, זקיפת הטבה בגין שימוש ברכב צמוד ורכבי איגום בהתאם לחוקי המס והנחיות החשב הכללי, ומעקב למניעת ביצוע נסיעות פרטיות ברכבי האיגום (למשל, בסופי שבוע, בחגים ועוד).
- מכשירי רט"ן: בדיקת תקינות המינוי של ועדת הרט"ן והתאמת הפרמטרים שלפיהם מאשרת הוועדה הצמדת רט"ן לעובד, בהתאם להוראות התכ"ם והנחיות החשב הכללי בנושא. וידוא חתימת חשב על הקצאת רט"ן לעובד, תקינות התשלומים והתאמתם להנחיות החשב הכללי.
ביקורות עומק
ביקורות העומק הנערכות על פי תכנית העבודה נועדו לבחון בצורה מעמיקה נושאים ספציפיים הייחודיים לחשבות המבוקרת, כגון:
- העסקת עובדי מחשוב.
- תשלום גמלאות בשירות בתי הסוהר.
- זכאי סבסוד למעונות יום.
- תשלומי מענקים ותמיכות.
ביקורות מיוחדת
- ביקורת מיוחדת על פי דרישה ספציפית מהחשב הכללי, מסגניו או מחשבים ביחידות שונות.
נספח ג
תרשים לוחות זמנים ממועד סיום עריכת הביקורת